O STATISTICA Document Management System – SDMS (Sistema de Gestão Documental do STATISTICA) é uma Solução de base de dados completa, altamente escalonável para gestão documental electrónica (de documentos electrónicos).
Permite a gestão rápida, segura e eficiente de qualquer tipo de documentos (encontrar os documentos, aceder aos documentos, procurar conteúdos, resumir e fazer uma apreciação global, organizar, editar, aprovar, etc.).
Está especificamente concebido para garantir a normas documentais dos critérios FDA 21 CFR Part 11, Sarbanes-Oxley e ISO 9000, 9001, 14001.

Objectivamente é/tem:

• Seguro
• Extremamente fácil e simples de usar
• Interface personalizável e flexível (opcionalmente utilizado via Web)
• Assinaturas digitais
• Aprovações, Utilizações auditáveis
• Permite buscas optimizadas
• Seguro
• Satisfaz todos os requisitos exigidos pela norma FDA 21 CFR Part 11
• Satisfaz todos os requisitos documentais exigidos pela norma ISO 9000 (9001, 14001)
• Adaptação ilimitada a novos utilizadores (desde versões para postos fixos, até às mais recentes tendências de redes e acessos por sistemas Web-based)
• Arquitectura aberta (programável) e compatível com os standards Industriais

Como funciona o STATISTICA SDMS?

De modo a satisfazer diversos requisitos de segurança e funcionalidades necessárias de diversos utilizadores, referentes a variadas áreas de actividade, o STATISTICA Document Management System implementa um conjunto de opções para gerir documentos de forma simples, rápida e segura.

• Permite que os documentos sejam guardados (através do STATISTICA ou de outra aplicação já existente) para um repositório de dados seguro. A sua interface de utilização auto-explicativa permite ao utilizador realizar todas as operações de gestão documental a partir de qualquer computador ligado à rede, ou então, se for o caso, aceder via Internet.
• A maioria do tipo de documentos pode ser mantida: quer num formato só de leitura (arquivo) – pdf – com as adequadas assinaturas electrónicas; quer num formato editável, de modo que o utilizador possa efectuar as alterações pretendidas, desde que tenha a autorização necessária para tal. Não há substituição de nenhuma informação, ficando sempre arquivado todo o processo.
• Segurança estrita através de assinaturas electrónicas (requisitos e especificações da norma FDA 21 CFR Part 11). Grupos de utilizadores podem ser autorizados a criar, editar ou rever documentos em diferentes partes do arquivo.
• Documentos no arquivo documental não podem ser eliminados por utilizadores finais. Este procedimento apenas está acessível ao administrador com acessos e privilégios de topo. Cada vez que um documento é alterado, uma nova versão é criada e guardada com anotações (metadados), identificando quer a data quer o autor da modificação, ou ainda outras informações adicionais necessárias e definidas pela configuração própria do sistema.
• Documentos com resultados de análises podem ser trancados e restringido o acesso a qualquer alteração ou criação de novas versões.
• Podem ser definidos os requisitos de seguimento e aprovação dos documentos de modo a que os documentos possam ser vistos, aprovados e assinados por determinados supervisores antes de serem colocados em partes do repositório para as quais foram destinados.
• Um percurso auditável das edições de todos os documentos pode ser criada automaticamente, e ser impressa ou guardada em formato electrónico para se apresentar de acordo com corpos reguladores ou agências.
• Guarda segmentos específicos do repositório (ex. todos os documentos com data até 7 dias)

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