O STATISTICA Document Management
System – SDMS
(Sistema de Gestão Documental do STATISTICA) é uma
Solução de base de dados completa, altamente
escalonável para gestão documental electrónica
(de documentos electrónicos).
Permite a gestão rápida, segura e eficiente
de qualquer tipo de documentos (encontrar os documentos,
aceder aos documentos, procurar conteúdos, resumir
e fazer uma apreciação global, organizar,
editar, aprovar, etc.).
Está especificamente concebido para garantir a
normas documentais dos critérios FDA 21 CFR Part
11, Sarbanes-Oxley e ISO 9000, 9001, 14001.
Objectivamente é/tem:
- Seguro
- Extremamente fácil
e simples de usar
- Interface personalizável e flexível
(opcionalmente utilizado via Web)
- Assinaturas digitais
- Aprovações, Utilizações
auditáveis
- Permite buscas optimizadas
- Seguro
- Satisfaz todos os requisitos exigidos pela
norma FDA 21 CFR Part 11
- Satisfaz todos os requisitos documentais
exigidos pela norma ISO 9000 (9001, 14001)
- Adaptação ilimitada a novos utilizadores
(desde versões para postos fixos, até às
mais recentes tendências de redes e acessos por
sistemas Web-based)
- Arquitectura aberta (programável) e compatível
com os standards Industriais
Como funciona o STATISTICA SDMS?
De modo a satisfazer diversos
requisitos de segurança
e funcionalidades necessárias de diversos utilizadores,
referentes a variadas áreas de actividade, o STATISTICA
Document Management System implementa um conjunto de
opções para gerir documentos de forma simples,
rápida e segura.
- Permite que os documentos sejam guardados
(através do STATISTICA ou de outra aplicação
já existente) para um repositório de dados
seguro. A sua interface de utilização auto-explicativa
permite ao utilizador realizar todas as operações
de gestão documental a partir de qualquer computador
ligado à rede, ou então, se for o caso,
aceder via Internet.
- A maioria do tipo de documentos pode ser
mantida: quer num formato só de leitura (arquivo) – pdf – com
as adequadas assinaturas electrónicas; quer num
formato editável, de modo que o utilizador possa
efectuar as alterações pretendidas, desde
que tenha a autorização necessária
para tal. Não há substituição
de nenhuma informação, ficando sempre
arquivado todo o processo.
- Segurança estrita através de assinaturas
electrónicas (requisitos e especificações
da norma FDA 21 CFR Part 11). Grupos de utilizadores
podem ser autorizados a criar, editar ou rever documentos
em diferentes partes do arquivo.
- Documentos no arquivo documental não
podem ser eliminados por utilizadores finais. Este procedimento
apenas está acessível ao administrador
com acessos e privilégios de topo. Cada vez que
um documento é alterado, uma nova versão é criada
e guardada com anotações (metadados), identificando
quer a data quer o autor da modificação,
ou ainda outras informações adicionais
necessárias e definidas pela configuração
própria do sistema.
- Documentos com resultados de análises
podem ser trancados e restringido o acesso a qualquer
alteração ou criação de novas
versões.
- Podem ser definidos os requisitos de seguimento
e aprovação dos documentos de modo a que
os documentos possam ser vistos, aprovados e assinados
por determinados supervisores antes de serem colocados
em partes do repositório para as quais foram
destinados.
- Um percurso auditável das edições
de todos os documentos pode ser criada automaticamente,
e ser impressa ou guardada em formato electrónico
para se apresentar de acordo com corpos reguladores ou
agências.
- Guarda segmentos específicos do repositório
(ex. todos os documentos com data até 7 dias)
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